オフィスで使用する少額の物品（ノート、ボールペン、鉛筆、ホッチキス、のり、ファイル、インク、トナー、コピー用紙、伝票綴りなど）を購入した場合、その費用は「事務用品費」や「事務用消耗品費」などの勘定科目で記帳します。
また、同様の少額物品購入には「消耗品費」という勘定科目も使われることがあります。一般的には、筆記用具やデスク関連の小物は「事務用品費」、その他の消耗品については「消耗品費」を使用します。
ただし、特に決まったルールはなく、企業ごとに経理ルールを定め、一貫してそのルールに従って処理することが大切です。
本記事では、事務用品費の仕訳方法について、具体例を交えて解説します。
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具体例
事務用品を購入する際、その費用は「事務用品費」または「事務用消耗品費」として記帳し、支払い方法に応じて現金や未払金として処理します。
＜例題１＞
社内で使用するノートやボールペン、修正液などを8,000円で購入し、代金を現金で支払った。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 事務用品費 | 8,000 | 現金 | 8,000 |
この場合、購入した物品の費用は「事務用品費」として計上します。少額の事務用品（例：ノート、ボールペン、修正液）を一括で8,000円以内で購入した場合、「事務用品費」としてまとめて処理することは一般的で問題ありません。
「少額」とされる具体的な金額は、会社や業界の規定により異なりますが、一般的には1回の購入で10,000円〜30,000円程度が「少額」とされることが多いです。
この範囲内であれば一括処理が許容されることが多いですが、それを超える金額になると、複数の項目に分けて処理が求められることもあります。
会社の規定や税務署の指針を確認し、不安がある場合は経理担当者に相談することが重要です。
＜例題２＞
社内で使用するコピー用紙やインク、トナーなどを20,000円で購入し、代金をクレジットカードで支払った。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 事務用品費 | 30,000 | 未払金 | 8,000 |
この場合、購入金額30,000円は「事務用品費」として計上し、クレジットカードでの支払いは「未払金」として処理します。摘要欄には「事務用品購入 クレジットカード（○○）」と記入し、○○には使用したカード名（例：VISA、楽天カードなど）を具体的に記載します。
事務用品費の税務上の取り扱い（実務上の注意）
消耗品や事務用品は、使用した時点で損金として処理されます。しかし、期末に未使用の事務用品が残っている場合、それを損金として処理するのではなく、資産として「貯蔵品」として計上する必要があります。
毎期一定の量を購入し、経常的に使用している消耗品については、購入時に継続して費用処理を行っていれば、税務上も損金として認められることがあります（法人税法基本通達2－2－15）。
まとめ
事務用品費の記帳方法は、負担する者によって異なります。自社が費用を負担する場合は「事務用品費」として計上し、取引先が負担する場合は「売掛金」や「立替金」として処理します。
税務上は、事務用品を使用した時点で損金処理が求められますが、未使用の事務用品が残っている場合は資産として計上する必要があります。取引の実態に合わせて適切な仕訳を行うことが、正確な会計処理につながります。
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