オフィスで日常的に使用されるファイルやクリアホルダー、文房具類を購入する際は、その性質や使用状況に応じて、正しい勘定科目で仕訳処理を行う必要があります。
本記事では、こうした事務用品購入時に使用される代表的な勘定科目の使い分けや仕訳の仕方、消費税の扱い、さらには税務上の留意点について解説します。
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勘定科目
ファイルや文房具などの購入には、主に「事務用品費」または「消耗品費」が使用されます。
社内の会計ルールや購入の頻度、金額に応じて使い分けることが重要です。
| 科目 | 内容 |
|---|---|
| 事務用品費 | ファイルや文房具、資料の整理用品など、日常業務で使用する文具・事務用品の購入に使用。 |
| 消耗品費 | 少額または一括購入の場合などに使われる汎用的な勘定科目。用途が広く、他の物品とまとめて処理したい場合にも使用される。 |
これらの勘定科目は、社内の処理ルールに基づいて選定し、継続して同様の基準で処理することが望まれます。
消費税の取り扱い
ファイルや文具などの事務用品の購入は、課税仕入れに該当します。
したがって、仕入税額控除の対象となり、消費税の申告時には控除可能です。
事務用品費に関する税務上の注意点
文房具やファイル類などの事務用品は、原則として「使用した時点」で経費（損金）計上されます。
ただし、期末に未使用のものが残っている場合には、「貯蔵品」として資産に計上する必要があります。
これは税務上の原則です。
ただし、法人税法基本通達2-2-15に基づき、以下の要件を満たす場合には購入時点で費用処理しても問題ありません。
- 毎期の購入量がほぼ一定である
- 継続的かつ通常の業務で使用されている
このようなケースでは、購入時に「事務用品費」や「消耗品費」として損金処理することで、実務上の効率化が図れます。
具体例
例題1
文具店でファイルとクリアホルダーを1,000円で購入し、現金で支払った。当社では「事務用品費」として処理している。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 事務用品費 | 1,000 | 現金 | 1,000 |
例題2
文具店でファイルとクリアホルダーを1,000円で購入し、現金で支払った。当社では「消耗品費」として処理している。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 消耗品費 | 1,000 | 現金 | 1,000 |
まとめ
ファイルやクリアホルダーなど、日常的に使用する文房具を購入した際は、「事務用品費」または「消耗品費」のいずれかの勘定科目で処理します。
選定基準は金額や使用頻度、経理ルールによって異なります。
また、これらの購入は課税取引に該当し、消費税の仕入控除が可能です。
さらに、期末に未使用の在庫がある場合は「貯蔵品」として資産計上する必要があるため、社内で一貫した処理ルールを設けて対応することが求められます。
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